Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 14 de agosto de 2026

Fragme Software SAS, identificada con NIT 901.719.926, en adelante “Fragme”, “SIINCRO”, “nosotros” o “la Compañía”, adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales con el propósito de informar a los titulares sobre la forma en que se recopilan, utilizan, almacenan, protegen y, cuando corresponda, comparten sus datos personales a través de los servicios de SIINCRO.

SIINCRO es una plataforma de infraestructura operativa con inteligencia artificial que permite a las empresas gestionar y automatizar procesos relacionados con ventas, atención al cliente, agendamiento, pedidos, seguimiento y comunicación mediante WhatsApp y otros canales digitales.

Esta Política se aplica al sitio web, aplicaciones, plataformas, servicios y funcionalidades ofrecidas por SIINCRO, así como a los datos personales tratados en el marco de dichos servicios.

1. Responsable del tratamiento

Cuando Fragme Software SAS determine directamente las finalidades y medios del tratamiento, actuará como Responsable del Tratamiento de los datos personales.

Datos del Responsable

Razón social: Fragme Software SAS
NIT: 901.719.926
Nombre comercial: SIINCRO
Domicilio: Montería, Córdoba, Colombia
Sitio web: https://www.siincro.com
Correo electrónico: legal@siincro.com
Correo para asuntos de privacidad: privacidad@siincro.com
Teléfono: +57 300 342 2392

2. Marco normativo

Esta Política se adopta de conformidad con la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo:

• Constitución Política de Colombia, especialmente el artículo 15.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015 y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
• Las disposiciones, circulares e instrucciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que resulten aplicables.
• Las demás normas colombianas aplicables al tratamiento de datos personales.

La Ley 1581 de 2012 establece el régimen general colombiano de protección de datos personales y reconoce, entre otros, los derechos de los titulares a conocer, actualizar y rectificar su información.

3. Definiciones

Para efectos de esta Política:

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, consulta, organización, actualización, transmisión, transferencia o eliminación.

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o las finalidades y medios del tratamiento.

Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Cliente: empresa, organización o persona que contrata o utiliza los servicios de SIINCRO.

Usuario: persona autorizada por un Cliente para utilizar una cuenta o funcionalidad de SIINCRO.

Datos del Cliente: información que el Cliente incorpora, conecta, transmite o procesa mediante SIINCRO en desarrollo de sus actividades.

4. Roles de SIINCRO en el tratamiento de datos

SIINCRO puede asumir diferentes roles dependiendo de la naturaleza del tratamiento.

4.1. SIINCRO como Responsable

Fragme Software SAS actuará como Responsable cuando determine directamente las finalidades y medios del tratamiento.

Esto puede ocurrir respecto de información relacionada con:

• administración de cuentas;
• usuarios y administradores;
• contratación;
• facturación;
• soporte;
• seguridad;
• comunicaciones comerciales;
• prevención de fraude y abuso;
• cumplimiento de obligaciones legales;
• funcionamiento y mantenimiento de la plataforma;
• gestión de relaciones comerciales.

4.2. SIINCRO como Encargado

Cuando un Cliente utilice SIINCRO para gestionar datos personales de sus propios clientes, prospectos, usuarios, pacientes, compradores, contactos u otras personas, el Cliente determinará las finalidades del tratamiento y actuará como Responsable del Tratamiento.

En estos casos, Fragme Software SAS actuará como Encargado del Tratamiento, procesando los datos por cuenta del Cliente y de acuerdo con sus instrucciones, el contrato celebrado entre las partes y la legislación aplicable.

El Cliente será responsable de:

• determinar las finalidades del tratamiento;
• contar con la base jurídica correspondiente;
• obtener las autorizaciones necesarias cuando sean exigibles;
• informar a los titulares sobre el tratamiento;
• atender las obligaciones que correspondan al Responsable;
• configurar correctamente sus automatizaciones y servicios.

SIINCRO no determina las finalidades comerciales para las cuales un Cliente utiliza los datos personales de sus propios clientes.

5. Principios aplicables

SIINCRO aplicará los principios establecidos en la legislación colombiana de protección de datos personales, incluyendo:

• legalidad;
• finalidad;
• libertad;
• veracidad o calidad;
• transparencia;
• acceso y circulación restringida;
• seguridad;
• confidencialidad.

El tratamiento deberá realizarse para finalidades legítimas, específicas y previamente informadas al titular cuando corresponda.

6. Información que podemos tratar

Dependiendo de la relación con SIINCRO y de los servicios utilizados, podremos tratar diferentes categorías de información.

6.1. Información de empresas y clientes

Podemos tratar información relacionada con empresas que utilizan SIINCRO, incluyendo:

• razón social;
• nombre comercial;
• NIT o identificación tributaria;
• información de contacto;
• dirección;
• información de facturación;
• información contractual;
• configuración de la cuenta;
• productos y servicios;
• horarios;
• configuraciones de automatización;
• información relacionada con los usuarios autorizados.

6.2. Información de usuarios de SIINCRO

Podemos tratar:

• nombre;
• correo electrónico;
• número telefónico;
• cargo o rol;
• credenciales y mecanismos de autenticación;
• preferencias de configuración;
• registros de actividad;
• información necesaria para administrar los permisos de acceso.

6.3. Datos de clientes y contactos de nuestros Clientes

Cuando SIINCRO actúe como Encargado, podrá procesar información que nuestros Clientes incorporen o reciban mediante la plataforma, incluyendo:

• nombres;
• números telefónicos;
• correos electrónicos;
• datos de contacto;
• conversaciones;
• solicitudes;
• consultas;
• citas;
• pedidos;
• información comercial;
• preferencias;
• historial de interacciones;
• documentos;
• imágenes;
• audios;
• videos;
• otros archivos o contenidos proporcionados durante una interacción.

El tratamiento de esta información se realizará por cuenta del Cliente y conforme a sus instrucciones.

6.4. Información proveniente de canales integrados

Cuando un Cliente conecte un canal de comunicación con SIINCRO, podremos recibir información necesaria para prestar el servicio.

Estos canales pueden incluir WhatsApp y otros servicios de mensajería, comunicación o atención al cliente.

La información recibida dependerá de las funcionalidades utilizadas, de la configuración del Cliente y de las capacidades del servicio integrado.

6.5. Información técnica

Podemos recopilar información técnica necesaria para operar y proteger nuestros servicios, incluyendo:

• dirección IP;
• tipo de dispositivo;
• navegador;
• sistema operativo;
• identificadores técnicos;
• registros de acceso;
• registros de errores;
• información de rendimiento;
• eventos de seguridad;
• información relacionada con autenticación y sesiones.

7. Fuentes de información

Los datos personales pueden ser obtenidos:

1. Directamente del titular.
2. A través de nuestros Clientes.
3. A través de los usuarios autorizados de una cuenta.
4. Mediante canales digitales integrados.
5. Mediante proveedores tecnológicos.
6. A través de formularios, sitios web o aplicaciones.
7. De fuentes públicas cuando su utilización sea legítima.
8. Como resultado de la utilización de la plataforma.

Cuando SIINCRO actúe como Encargado, el Cliente será responsable de garantizar que los datos suministrados a SIINCRO fueron obtenidos y pueden ser tratados legítimamente.

8. Finalidades del tratamiento

8.1. Cuando Fragme actúa como Responsable

Podremos tratar datos personales para:

• crear y administrar cuentas;
• prestar los servicios contratados;
• gestionar usuarios y permisos;
• procesar pagos y facturación;
• prestar soporte;
• atender consultas, solicitudes y reclamos;
• mantener y mejorar la seguridad;
• prevenir fraude, abuso y usos no autorizados;
• cumplir obligaciones legales;
• gestionar relaciones comerciales;
• enviar comunicaciones relacionadas con el servicio;
• enviar comunicaciones comerciales cuando exista una base jurídica para ello;
• mantener registros de auditoría y seguridad;
• realizar análisis técnicos y estadísticos;
• mejorar el funcionamiento y estabilidad de la plataforma.

8.2. Cuando Fragme actúa como Encargado

Podremos tratar los datos del Cliente para:

• almacenar información;
• gestionar contactos;
• administrar conversaciones;
• automatizar procesos;
• responder consultas;
• gestionar ventas;
• programar citas;
• gestionar pedidos;
• realizar seguimientos;
• ejecutar workflows;
• ejecutar instrucciones configuradas por el Cliente;
• operar asistentes de inteligencia artificial;
• generar reportes;
• proporcionar soporte técnico;
• mantener la seguridad;
• realizar las operaciones necesarias para prestar los servicios contratados.

En estos casos, el tratamiento se realizará por cuenta del Cliente y conforme a sus instrucciones.

9. Inteligencia artificial y automatización

SIINCRO incorpora funcionalidades de inteligencia artificial y automatización que pueden utilizar información proporcionada por el Cliente o generada durante la interacción con sus usuarios.

Estas funcionalidades pueden utilizarse para:

• generar respuestas;
• clasificar conversaciones;
• identificar solicitudes;
• ejecutar tareas;
• automatizar seguimientos;
• gestionar citas;
• asistir procesos comerciales;
• ejecutar workflows;
• generar contenidos;
• organizar información.

Cuando SIINCRO actúe como Encargado, el procesamiento mediante inteligencia artificial se realizará dentro de las finalidades autorizadas por el Cliente.

Los resultados generados por sistemas de inteligencia artificial pueden contener errores, omisiones o información incorrecta. El Cliente es responsable de revisar y configurar adecuadamente las instrucciones, conocimientos, reglas y automatizaciones que utilice.

SIINCRO no garantiza que las respuestas generadas automáticamente sean siempre exactas, completas o apropiadas para una situación particular.

10. Datos utilizados por sistemas de inteligencia artificial

Cuando SIINCRO utilice proveedores tecnológicos para proporcionar funcionalidades de inteligencia artificial, podremos transmitir a dichos proveedores la información estrictamente necesaria para ejecutar la funcionalidad solicitada.

Cuando Fragme actúe como Encargado, dichos tratamientos se realizarán conforme a las instrucciones del Cliente y a los acuerdos aplicables con los proveedores tecnológicos.

SIINCRO adoptará medidas contractuales y técnicas razonables para proteger la información procesada mediante dichos servicios.

11. WhatsApp y otros canales de comunicación

SIINCRO puede integrarse con WhatsApp y otros canales digitales para permitir que las empresas gestionen conversaciones e interacciones con sus clientes.

Cuando un Cliente habilite una integración:

• el Cliente será responsable de determinar las finalidades del tratamiento;
• SIINCRO procesará la información necesaria para prestar el servicio;
• el acceso a la información dependerá de las funcionalidades y configuraciones habilitadas;
• el Cliente será responsable de utilizar el canal de conformidad con las condiciones aplicables al servicio correspondiente;
• SIINCRO podrá almacenar y procesar mensajes, archivos y otros contenidos necesarios para proporcionar las funcionalidades contratadas.

La utilización de servicios de terceros, incluidos canales de mensajería, puede estar sujeta adicionalmente a sus propios términos y políticas de privacidad.

12. Autorización y bases para el tratamiento

Cuando Fragme actúe como Responsable, el tratamiento de datos personales se realizará con fundamento en alguna de las bases jurídicas permitidas por la legislación colombiana, según corresponda.

Entre ellas pueden encontrarse:

• autorización previa, expresa e informada del titular;
• ejecución de una relación contractual;
• cumplimiento de obligaciones legales;
• ejercicio de derechos en actuaciones judiciales o administrativas;
• protección de intereses vitales cuando resulte aplicable;
• otras bases legalmente permitidas.

La autorización, cuando sea necesaria, deberá ser previa, expresa e informada. La legislación colombiana define la autorización como el consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento.

La utilización o interacción con un canal digital no se interpretará por sí sola como una autorización general para cualquier finalidad de tratamiento.

Cuando Fragme actúe como Encargado, el tratamiento se realizará conforme a las instrucciones del Responsable correspondiente.

13. Datos sensibles

SIINCRO no solicita de manera general datos sensibles como requisito para utilizar la plataforma.

No obstante, debido a la diversidad de actividades desarrolladas por nuestros Clientes, es posible que determinados servicios impliquen el tratamiento de información que pueda tener carácter sensible conforme a la legislación colombiana.

Cuando SIINCRO trate datos sensibles por cuenta de un Cliente:

• actuará conforme a las instrucciones del Cliente;
• aplicará medidas de seguridad apropiadas;
• limitará el acceso según el principio de necesidad;
• no utilizará dichos datos para finalidades propias incompatibles con las instrucciones del Cliente.

El Cliente será responsable de determinar la legitimidad y condiciones del tratamiento de datos sensibles de sus propios usuarios.

14. Datos de niños, niñas y adolescentes

SIINCRO no está diseñado específicamente para recopilar datos personales de niños, niñas y adolescentes.

Sin embargo, algunos Clientes pueden prestar servicios dirigidos a personas menores de edad.

Cuando ello ocurra, el Cliente será responsable de garantizar el cumplimiento de las condiciones especiales establecidas por la legislación colombiana.

Cuando Fragme actúe como Encargado, tratará dicha información únicamente conforme a las instrucciones del Cliente y a la legislación aplicable.

Los Responsables y Encargados deben velar por el uso adecuado de los datos personales de niños, niñas y adolescentes y observar las reglas especiales establecidas para su tratamiento.

15. Compartición de información y proveedores

SIINCRO puede utilizar proveedores especializados para prestar sus servicios.

Estos pueden incluir proveedores de:

• infraestructura;
• alojamiento;
• almacenamiento;
• bases de datos;
• inteligencia artificial;
• comunicaciones;
• correo electrónico;
• monitoreo;
• seguridad;
• analítica;
• copias de respaldo;
• soporte técnico.

Cuando un proveedor trate datos personales por cuenta de Fragme o de un Cliente, se establecerán las obligaciones correspondientes de confidencialidad, seguridad y tratamiento de la información.

La regulación colombiana contempla que los encargados deben tratar los datos por cuenta del Responsable, salvaguardar la seguridad de las bases de datos y mantener la confidencialidad de la información.

SIINCRO no vende datos personales.

Tampoco comercializa bases de datos de clientes, prospectos o usuarios obtenidas mediante la prestación de sus servicios.

16. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por SIINCRO pueden encontrarse fuera de Colombia.

Cuando un tratamiento implique una transferencia o transmisión internacional de datos personales, Fragme aplicará los mecanismos y requisitos establecidos por la legislación colombiana vigente.

Cuando Fragme actúe como Encargado, las transmisiones internacionales realizadas para prestar el servicio se efectuarán conforme a las instrucciones del Cliente y a las condiciones contractuales aplicables.

17. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y durante los períodos adicionales que sean necesarios para:

• cumplir obligaciones legales;
• cumplir obligaciones contractuales;
• resolver controversias;
• ejercer o defender derechos;
• mantener registros de seguridad;
• prevenir fraude y abuso;
• cumplir obligaciones de auditoría.

Cuando Fragme actúe como Encargado, la conservación y eliminación de los datos del Cliente se realizará conforme a las instrucciones y condiciones contractuales aplicables, sin perjuicio de las obligaciones legales de conservación.

Los datos eliminados de sistemas activos pueden permanecer temporalmente en copias de seguridad hasta completar los ciclos técnicos correspondientes.

18. Seguridad de la información

Fragme implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales frente a:

• acceso no autorizado;
• pérdida;
• destrucción;
• alteración;
• divulgación;
• uso indebido.

Estas medidas pueden incluir:

• controles de acceso;
• autenticación;
• gestión de permisos;
• principio de mínimo privilegio;
• cifrado de comunicaciones;
• segregación lógica de información;
• monitoreo;
• registros de actividad;
• copias de respaldo;
• gestión de credenciales;
• controles de infraestructura;
• gestión de incidentes;
• obligaciones de confidencialidad.

Ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta. SIINCRO mantendrá procesos razonables de prevención, detección y respuesta frente a riesgos de seguridad.

19. Incidentes de seguridad

SIINCRO mantiene procedimientos para identificar, analizar, contener y gestionar incidentes que puedan comprometer datos personales.

Cuando Fragme actúe como Responsable, gestionará los incidentes conforme a las obligaciones legales aplicables.

Cuando Fragme actúe como Encargado, notificará al Responsable correspondiente cuando resulte necesario de acuerdo con la naturaleza del incidente, las obligaciones contractuales y la legislación aplicable.

20. Derechos de los titulares

De conformidad con la legislación colombiana, los titulares tienen derecho a:

1. Conocer los datos personales objeto de tratamiento.
2. Solicitar la actualización de sus datos.
3. Solicitar la rectificación de información inexacta, incompleta o desactualizada.
4. Solicitar prueba de la autorización cuando sea aplicable.
5. Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
6. Presentar consultas y reclamos.
7. Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
8. Revocar la autorización cuando sea procedente.
9. Acceder gratuitamente a sus datos personales.
10. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el procedimiento correspondiente.

21. Ejercicio de derechos cuando SIINCRO actúa como Responsable

Cuando Fragme sea Responsable del tratamiento, el titular podrá ejercer sus derechos mediante:

Correo: privacidad@siincro.com

La solicitud deberá incluir, cuando corresponda:

• nombre completo;
• identificación;
• descripción de la solicitud;
• información que permita localizar los datos;
• dirección o medio para recibir respuesta;
• documentos que acrediten identidad o representación cuando sean necesarios.

22. Ejercicio de derechos cuando SIINCRO actúa como Encargado

Cuando Fragme procese información por cuenta de un Cliente, el Cliente será el Responsable del tratamiento.

En estos casos, una solicitud relacionada con información administrada por el Cliente podrá ser remitida al Responsable correspondiente.

SIINCRO colaborará con el Cliente para atender las solicitudes de los titulares conforme a las obligaciones contractuales y legales aplicables.

Cuando sea técnicamente y jurídicamente procedente, SIINCRO podrá atender directamente determinadas solicitudes siguiendo las instrucciones del Responsable.

23. Consultas

Las consultas de los titulares serán atendidas de conformidad con los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación.

El término general para atender consultas es de diez (10) días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que será atendida, sin que el término adicional pueda superar cinco (5) días hábiles.

24. Reclamos

Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada, suprimida o que existe un incumplimiento de las obligaciones aplicables, podrá presentar un reclamo.

El reclamo será atendido dentro del término establecido por la Ley 1581 de 2012.

El término general es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción.

Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que será atendido, sin que el término adicional pueda superar ocho (8) días hábiles.

25. Supresión de datos y revocatoria

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales o revocar la autorización cuando sea procedente.

La solicitud podrá ser rechazada cuando exista un deber legal o contractual que obligue a Fragme a conservar determinada información.

Cuando SIINCRO actúe como Encargado, las solicitudes relacionadas con los datos administrados por un Cliente podrán ser remitidas al Responsable correspondiente y serán gestionadas conforme a sus instrucciones.

26. Cookies y tecnologías similares

SIINCRO puede utilizar cookies y tecnologías similares para:

• garantizar el funcionamiento de los servicios;
• mantener sesiones;
• proteger la seguridad;
• recordar preferencias;
• analizar el funcionamiento del sitio;
• proporcionar determinadas funcionalidades.

El tratamiento específico realizado mediante cookies se encuentra regulado en nuestra Política de Cookies.

27. Comunicaciones comerciales

SIINCRO podrá enviar comunicaciones necesarias para:

• administrar la cuenta;
• prestar el servicio;
• informar sobre cambios;
• gestionar pagos;
• atender asuntos de seguridad;
• proporcionar soporte.

Las comunicaciones comerciales se enviarán únicamente cuando exista una base jurídica que permita su realización.

Los titulares podrán solicitar en cualquier momento que no se utilicen sus datos para comunicaciones comerciales, sin afectar la recepción de comunicaciones estrictamente necesarias para la prestación del servicio.

28. Propiedad y confidencialidad de la información del Cliente

Los datos, contenidos, conversaciones, documentos y demás información que un Cliente incorpore a SIINCRO continuarán perteneciendo al Cliente o al titular que corresponda.

Fragme no adquiere derechos de propiedad sobre dicha información por el hecho de almacenarla o procesarla.

Cuando Fragme actúe como Encargado, utilizará dicha información únicamente en la medida necesaria para prestar los servicios contratados, cumplir instrucciones del Cliente y atender obligaciones legales aplicables.

29. Responsabilidades de los Clientes

Los Clientes de SIINCRO son responsables de:

• determinar las finalidades para las cuales recopilan y utilizan datos personales;
• obtener las autorizaciones necesarias;
• informar a los titulares cuando corresponda;
• utilizar los datos de manera lícita;
• configurar adecuadamente sus automatizaciones;
• revisar las respuestas generadas por inteligencia artificial cuando resulte necesario;
• garantizar que los contenidos suministrados a SIINCRO pueden ser tratados legítimamente;
• cumplir las condiciones de los canales de comunicación utilizados;
• atender las solicitudes de los titulares respecto de los tratamientos de los cuales sean Responsables.

30. Modificaciones de esta Política

Fragme podrá modificar esta Política cuando sea necesario para reflejar cambios legales, regulatorios, tecnológicos, comerciales o en los servicios de SIINCRO.

Cuando los cambios sean sustanciales, podrán ser comunicados mediante los mecanismos disponibles en la plataforma, el sitio web u otros canales apropiados.

La fecha de última actualización aparecerá al inicio de esta Política.

31. Contacto

Para consultas, solicitudes, reclamos o asuntos relacionados con la protección de datos personales:

Fragme Software SAS
NIT: 901.719.926
Nombre comercial: SIINCRO
Domicilio: Montería, Córdoba, Colombia
Correo de privacidad: privacidad@siincro.com
Correo general: legal@siincro.com
Teléfono: +57 300 342 2392
Sitio web: https://www.siincro.com

Última actualización: 14 de agosto de 2026

© 2026 Fragme Software SAS. Todos los derechos reservados.